Un accès adapté à chaque rôle

L'accès aux modules dépend du profil attribué à chaque utilisateur et du périmètre régional auquel il appartient.

Chaque DREN travaille sur ses propres données, dans le respect de son périmètre régional.
Cinq profils utilisateurs, du niveau national au niveau régional, avec des permissions distinctes.
Les agents de terrain peuvent travailler hors connexion ; les données sont synchronisées avec la base nationale.
Les actions sensibles sont journalisées (création, modification, suppression).

Parc et maintenance

Tenir l'inventaire à jour et suivre le cycle de vie des équipements, de la réception à la remise en service.

Équipements

Inventaire du parc : enregistrement, affectation, mouvements, garanties et numérotation automatique par région et par service.

Le module Équipements constitue le registre unique du parc informatique de chaque DREN. Chaque matériel y est décrit par sa catégorie, sa marque, son modèle, son numéro de série, son état et sa date d'acquisition, avec la possibilité d'y joindre une photo.

L'affectation relie l'équipement à un agent ou à un service, et chaque mouvement (transfert, retour, réforme) est conservé dans son historique. La numérotation d'inventaire est générée automatiquement par région et par service, ce qui garantit des identifiants homogènes sur l'ensemble du territoire.

Les garanties sont suivies et signalées avant leur expiration. Les inventaires existants peuvent être repris par import de fichier, sans ressaisie.

Cas d'usage — Un agent reçoit un ordinateur neuf : il l'enregistre, le rattache à son service et renseigne la garantie. Quelques mois plus tard, l'équipement est transféré vers un autre bureau : le mouvement est tracé et l'historique complet reste consultable.

Un inventaire fiable, à jour et identique dans les 41 régions
Une numérotation automatique par région et par service
Des alertes de garantie avant l'échéance

Maintenances

Réception des appareils, diagnostic, suivi des réparations et des coûts, avec reçus PDF et historique complet.

Le module Maintenances couvre le cycle complet d'une prise en charge : réception de l'appareil, enregistrement de la panne, diagnostic, affectation à un technicien, suivi des réparations et des pièces remplacées, puis remise de l'appareil.

Les états sont normalisés — reçu, en attente, en diagnostic, en réparation, en attente de pièce, réparé, livré, non réparable — ce qui permet de savoir à tout moment où en est chaque dossier. Les coûts sont consolidés et exploités dans les rapports.

Un reçu PDF est généré pour le déposant, avec un numéro de suivi, et l'historique des interventions techniques reste attaché à l'équipement.

Cas d'usage — Un vidéoprojecteur en panne est déposé au service : le reçu PDF est remis immédiatement au déposant, la réparation est suivie étape par étape, et le coût des pièces alimente le rapport mensuel.

Un circuit de réparation tracé de bout en bout
Des reçus PDF remis au déposant
Des coûts de maintenance consolidés

Stock et magasins

Suivi des articles, des entrées et des sorties, et des seuils d'alerte par magasin.

Le module Stock suit les consommables et les pièces détenus par chaque magasin : cartouches, câbles, alimentations, composants de rechange. Chaque entrée et chaque sortie est enregistrée et rattachée à l'opération qui la justifie.

Des seuils d'alerte peuvent être définis par article afin d'anticiper les ruptures. L'état du stock est consultable à tout moment, ce qui évite les doubles commandes et les immobilisations inutiles.

Le stock est intégré aux autres modules : une pièce utilisée lors d'une maintenance est déduite du magasin concerné.

Cas d'usage — Le magasin de la DREN descend sous le seuil d'alerte en cartouches d'encre : l'alerte est visible dans la plateforme et la commande est lancée avant la rupture.

Moins de ruptures grâce aux seuils d'alerte
Une traçabilité des entrées et des sorties
Des pièces rattachées aux interventions

Support et interventions

Traiter les demandes des utilisateurs et les interventions terrain, avec des délais mesurés.

Tickets d'assistance

Déclaration, affectation, priorisation et résolution des demandes des utilisateurs, avec suivi des délais de traitement.

Le module Tickets ouvre un guichet unique numérique pour les demandes d'assistance. Chaque demande est déclarée, catégorisée (réseau, logiciel, matériel, Internet, imprimante, sécurité, formation), priorisée puis affectée à un technicien.

Le suivi des délais permet de mesurer le temps de prise en charge et de résolution. Une évaluation de satisfaction peut être recueillie après la résolution, afin d'objectiver la qualité du service rendu.

L'historique des demandes reste consultable par structure et par période, et alimente les statistiques régionales et nationales.

Cas d'usage — Une imprimante tombe en panne dans un service : la demande est déclarée le matin, affectée à un technicien, résolue dans la journée ; le délai est enregistré et la satisfaction recueillie.

Un point d'entrée unique pour toutes les demandes
Des délais de traitement mesurés
Une satisfaction évaluée après résolution

Interventions

Planification et suivi des interventions terrain, avec évaluation de la satisfaction après intervention.

Le module Interventions organise le travail des techniciens sur le terrain : planification à une date donnée, rattachement à une structure ou à un équipement, suivi de l'avancement jusqu'à la clôture.

Chaque intervention conserve son compte rendu, les pièces utilisées et le temps passé. L'évaluation de satisfaction est recueillie auprès du demandeur, ce qui permet de suivre la qualité perçue par les utilisateurs.

Les interventions planifiées apparaissent dans le calendrier partagé, ce qui évite les collisions de planning entre techniciens.

Cas d'usage — Une intervention est planifiée dans un établissement pour le début de semaine ; le technicien la confirme sur place, la clôture avec son compte rendu, et le demandeur évalue la prestation.

Un planning terrain visible par tous les techniciens
Des comptes rendus conservés par intervention
Une satisfaction mesurée après chaque passage

Messagerie

Échanges internes entre agents et notifications en temps réel sur les activités qui concernent l'utilisateur.

La messagerie interne permet aux agents d'échanger dans la plateforme, sans recourir à des outils personnels : un historique des échanges reste attaché au service.

Elle est complétée par des notifications sur les activités qui concernent directement l'utilisateur : ticket affecté, intervention planifiée, maintenance validée, document partagé.

Les échanges restent ainsi dans le périmètre professionnel, ce qui facilite la reprise d'un dossier par un collègue.

Cas d'usage — Le coordonnateur prévient les techniciens d'une maintenance urgente à programmer ; chacun reçoit la notification et consulte le détail dans la plateforme.

Des échanges professionnels centralisés
Des notifications ciblées sur l'activité de chacun
Un historique consultable en cas de reprise de dossier

Connaissance et entraide

Partager les ressources et l'expertise entre les 41 directions régionales.

Documents

Archivage des documents utiles : contrats, factures, manuels techniques et notes de service, avec recherche.

Le module Documents constitue la bibliothèque numérique du service : contrats, factures, manuels techniques, notes de service et documents de référence y sont déposés et classés.

Chaque document peut être rattaché à un équipement ou à une opération, ce qui évite de rechercher une pièce administrative au moment où elle est nécessaire. La recherche permet de retrouver rapidement un document par son nom ou son contenu.

Les documents peuvent être archivés plutôt que supprimés, afin de préserver la mémoire du service tout en gardant les listes quotidiennes lisibles.

Cas d'usage — Un technicien doit remplacer un onduleur : le manuel technique est retrouvé en quelques secondes dans la bibliothèque, sans chercher dans les archives locales.

Une mémoire documentaire du service
Des documents rattachés aux équipements et opérations
Une recherche rapide dans la bibliothèque

Logiciels

Catalogue des logiciels recommandés, avec informations de version et liens de téléchargement.

Le module Logiciels recense les logiciels recommandés par le STSI : outils bureautiques, utilitaires techniques, navigateurs, solutions de sécurité. Chaque fiche indique la version de référence et le lien de téléchargement officiel.

Ce catalogue évite les installations depuis des sources non maîtrisées, qui sont une cause fréquente d'incidents et de logiciels indésirables sur le parc.

Il sert aussi de référence commune entre les 41 DREN : les mêmes outils, aux mêmes versions, sont déployés partout.

Cas d'usage — Un agent doit équiper un poste : il installe les outils validés depuis le catalogue, avec la certitude d'utiliser les versions recommandées par le service.

Des sources de téléchargement maîtrisées
Des versions homogènes dans toutes les DREN
Moins d'incidents liés à des logiciels non validés

Forum d'entraide

Espace d'échange entre agents STSI des 41 DREN : fils de discussion, bonnes pratiques et sujets résolus.

Le forum crée une communauté de pratique entre les agents informatiques des 41 directions régionales. Les questions techniques y sont posées, discutées et résolues, avec des fils organisés par thématique.

Les sujets résolus peuvent être épinglés afin de constituer une base de solutions réutilisables : un problème rencontré dans une DREN profite immédiatement aux autres.

La modération est assurée par les responsables habilités, ce qui garantit la qualité des échanges.

Cas d'usage — Un agent rencontre une difficulté de configuration réseau : un collègue d'une autre région a déjà résolu le même problème et le fil correspondant lui fait gagner plusieurs heures.

Une entraide entre les 41 DREN
Des solutions capitalisées et réutilisables
Une modération assurée par les responsables

Tutoriels

Base de connaissance en articles et vidéos, avec favoris personnels et suivi.

Le module Tutoriels rassemble des articles et des vidéos classés par thématique, avec un moteur de recherche et des favoris personnels. Chaque agent peut suivre les contenus qui le concernent.

Les tutoriels répondent aux questions récurrentes des utilisateurs et des agents : prise en main des modules, procédures internes, bonnes pratiques de maintenance.

Cette base de connaissance continue décharge le support des demandes répétitives et accélère la montée en compétence des nouveaux arrivants.

Cas d'usage — Un nouvel agent suit les tutoriels d'initiation à la plateforme : il devient autonome sur les opérations courantes sans solliciter l'équipe projet.

Une montée en compétence plus rapide
Un support déchargé des questions récurrentes
Des contenus consultables à tout moment

Pilotage et décision

Suivre l'activité, comparer les régions et produire les rapports attendus.

Tableau de bord

Indicateurs clés en temps réel : équipements, maintenances en cours, tickets ouverts, taux de résolution et temps moyen de traitement.

Le tableau de bord offre une vision décisionnelle en temps réel : nombre d'équipements, état du parc, maintenances en cours, tickets ouverts, taux de résolution, temps moyen de traitement et interventions du mois.

Les indicateurs sont présentés sous forme de graphiques et de vues par région, ce qui permet de comparer l'activité des structures et d'identifier les points de tension.

Une aide à la décision assistée par analyse des données complète les indicateurs, en s'appuyant sur l'historique des opérations.

Cas d'usage — Avant sa réunion hebdomadaire, le directeur régional consulte les indicateurs : il identifie les tickets en retard et les maintenances à prioriser.

Une vision en temps réel de l'activité
Des comparaisons entre structures
Des décisions appuyées sur l'historique

Carte des structures

Carte des 41 DREN et de leurs structures, pour situer les équipements et les interventions.

La carte situe les 41 directions régionales et leurs structures sur le territoire national. Les équipements et les interventions peuvent y être représentés, ce qui donne une lecture géographique de l'activité.

Cette vue facilite la planification des tournées : les interventions d'une même zone peuvent être regroupées, ce qui réduit les déplacements.

Elle complète les indicateurs en apportant le contexte territorial indispensable au pilotage national.

Cas d'usage — Un coordonnateur prépare une tournée : il regroupe sur la carte les établissements à visiter dans la même zone, en fonction des interventions en attente.

Une vision géographique du parc et de l'activité
Des tournées mieux regroupées
Un contexte territorial pour le pilotage

Rapports

Rapports d'activité journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels, exportables en PDF et CSV.

Le module Rapports produit les documents d'activité attendus par la hiérarchie : rapports journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels, par région et par période.

Chaque rapport peut être exporté en PDF pour la transmission hiérarchique et en CSV pour l'exploitation des données. Les rapports régionaux remontent au niveau national, où ils sont consolidés.

Les états générés reprennent les données réellement saisies dans la plateforme : équipements, maintenances, tickets, interventions et indicateurs associés.

Cas d'usage — En fin de mois, le chef de service génère le rapport d'activité de sa DREN, le transmet en PDF à sa hiérarchie et conserve l'export CSV pour ses analyses.

Des rapports périodiques produits en quelques clics
Une consolidation régionale et nationale
Des exports PDF et CSV exploitables

Export

Export des données pour l'analyse et l'archivage hors plateforme.

Le module Export permet de sortir les listes et les historiques de la plateforme : équipements, maintenances, interventions et autres données de gestion.

Les fichiers produits dans des formats ouverts peuvent être exploités dans un tableur ou conservés pour archivage, sans dépendre de la plateforme.

Cette autonomie est utile pour les transmissions à d'autres services et pour les sauvegardes documentaires locales.

Cas d'usage — Le service financier demande l'état du parc : un export est produit et transmis, sans extraction manuelle ni ressaisie.

Des données exploitables hors plateforme
Des transmissions facilitées vers les autres services
Un archivage local possible

Administration et suivi

Gérer les accès, la formation et la traçabilité des opérations.

Formations

Planification des sessions, suivi des participants et génération des attestations.

Le module Formations organise la formation continue des agents : planification des sessions, inscription des participants, suivi des présences et évaluation.

Les attestations sont générées à l'issue des sessions, ce qui permet de documenter les compétences acquises et de constituer un historique de formation par agent.

Les sessions apparaissent dans le calendrier partagé, ce qui évite les chevauchements avec les interventions planifiées.

Cas d'usage — Une session sur la maintenance des imprimantes est programmée : les agents s'inscrivent, les présences sont relevées et les attestations sont remises en fin de session.

Une formation continue organisée
Des attestations générées automatiquement
Un historique des compétences par agent

Calendrier

Calendrier partagé des activités : rendez-vous, maintenances planifiées et sessions de formation.

Le calendrier partagé rassemble les échéances du service : maintenances planifiées, interventions, sessions de formation et rendez-vous.

Chaque agent visualise les activités qui concernent sa structure et sa région, ce qui améliore la coordination et évite les doublons de planning.

Les événements créés alimentent les notifications et le suivi des délais.

Cas d'usage — Un technicien consulte sa semaine : il voit les interventions planifiées, la session de formation du jeudi et les échéances de maintenance à venir.

Une coordination des plannings
Moins de rendez-vous manqués
Une vue partagée des échéances

Notifications

Alertes sur les tickets en retard, les garanties expirées, les interventions urgentes et les rendez-vous planifiés.

Le module Notifications alerte les utilisateurs sur les événements qui exigent leur attention : ticket en retard, garantie proche de l'expiration, intervention urgente, rendez-vous planifié.

Les alertes sont ciblées : chacun reçoit les notifications liées à son périmètre et à son rôle, sans être noyé par l'activité des autres services.

Cette anticipation permet d'agir avant que la situation ne se dégrade, notamment pour les garanties et les échéances de maintenance.

Cas d'usage — Une garantie arrive à échéance dans deux semaines : le responsable est alerté et fait intervenir le fournisseur avant l'expiration.

Des échéances anticipées
Des alertes ciblées par périmètre
Moins de situations oubliées

Utilisateurs et rôles

Gestion des comptes et des permissions selon cinq profils, du niveau national au niveau régional.

Le module Utilisateurs gère les comptes et les droits d'accès. Cinq profils structurent la plateforme : administrateur national, superviseur, administrateur régional, chef de service et agent.

Chaque utilisateur ne voit que les données de son périmètre : une DREN n'accède pas aux données d'une autre région, et les agents travaillent sur leur structure.

Les accès sont nominatifs et journalisés : les créations, modifications et suppressions de comptes sont tracées, ce qui répond aux exigences d'audit d'un système d'information public.

Cas d'usage — Un nouvel agent rejoint une DREN : son compte est créé par l'administrateur régional, rattaché à sa structure, avec les droits correspondant à son rôle.

Des périmètres étanches entre les régions
Des accès nominatifs et tracés
Une administration des comptes maîtrisée

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